Documentación Triiba · Preguntas frecuentes
Contabilidad y Tesorería
Plan Único de Cuentas (PUC), comprobantes contables y registro diario.
General
Si una cuenta contable siempre debe estar asociada a una persona o empresa en cada transacción, ¿qué opción se debe habilitar?
Se debe habilitar la opción "exige tercero".
¿Cómo se puede encontrar rápidamente una cuenta contable especifica en el plan de cuentas?
Utilizando la barra de búsqueda e ingresando el código o el nombre de la cuenta.
Para crear una cuenta hija, además del proceso normal, ¿qué dato adicional se debe seleccionar?
Se debe escoger la cuenta padre a la cual pertenecerá.
Al crear un registro diario, ¿qué campos se deben diligenciar en el encabezado del comprobante?
El tipo de comprobante, la fecha de registro, la fecha de vencimiento, el prefijo y el número de comprobante.
Al agregar un asiento, ¿qué campos se deben diligenciar para detallar el movimiento contable?
La cuenta, el tercero, el centro de costo, la forma de pago, el valor y la naturaleza (débito o crédito)
¿Qué indica el mensaje en rojo "documento descuadrado" en la parte superior del registro diario?
Indica que la suma total de los débitos no es igual a la suma total de los créditos.
¿Cómo se corrige un "documento descuadrado" para poder guardarlo correctamente?
Se debe agregar la contraparte, es decir, un asiento contable con el mismo valor y naturaleza opuesta para que las sumas cuadren.
Al crear un nuevo formato de medio magnético, ¿qué se define con el botón "agregar columna"?
Se ingresan todos los conceptos que requiere el formato para el reporte.
Al asociar una cuenta a un concepto de medio magnético, ¿qué otro Código importante se debe ingresar?
El Código de resolución según la DIAN
¿Por qué un comprobante con la opción "Afecta cierre" activada no aparece en los reportes de exógena?
Porque esa configuración impide que sus movimientos se reflejen en los reportes de exógena.
PUC
¿En qué ubicación exacta dentro del software se encuentra la opción para crear un Plan de Cuentas?
La opción se encuentra navegando primero al módulo de Contabilidad y Tesorería. Dentro de este módulo, se debe acceder a la sección de Parametrización y finalmente seleccionar el botón Plan de Cuenta.
¿Cuáles son los dos primeros datos que se deben ingresar al abrir la ventana para una nueva cuenta contable?
El primer paso es escribir el código que identificará a la cuenta. Inmediatamente después, se debe escoger el tipo de naturaleza de la cuenta.
¿Qué determina la "naturaleza" de una cuenta y cuáles son las dos opciones disponibles?
La naturaleza define el comportamiento contable de la cuenta. Las dos opciones disponibles que se deben seleccionar son débito o crédito.
¿En qué escenario específico se debe habilitar la opción "permitir movimientos" para una cuenta?
La opción "permitir movimientos" debe ser marcada específicamente si la cuenta se va a utilizar mucho. Esta configuración facilita su uso en transacciones frecuentes.
¿Qué prerrequisito es indispensable para poder habilitar la opción "exige tercero" en una cuenta nueva?
Para habilitar la opción "exige tercero", es un requisito obligatorio que el tercero ya se encuentre creado en el sistema. Si no existe, se debe crear antes de proceder.
Además del nombre y código, ¿qué configuraciones relacionadas con impuestos se pueden aplicar a una cuenta durante su creación?
Se puede aplicar retención o reteica a la cuenta. Para que esta configuración sea funcional, también se debe colocar la base de retención correspondiente.
¿Cómo se puede localizar una cuenta específica dentro del Plan de Cuentas una vez que ha sido creada?
Para encontrar una cuenta, se utiliza la barra de búsqueda disponible en la pantalla del Plan de Cuentas. En ella se puede escribir el código o el nombre de la cuenta para localizarla.
Describa brevemente los pasos para modificar una cuenta contable ya existente.
Para modificar una cuenta, primero se hace clic sobre ella y luego en el botón Modificar. Se realizan los cambios pertinentes, se presiona el botón Guardar y finalmente se acepta la confirmación.
¿Qué es una "cuenta padre" y cuál es su relación con una "cuenta hijo"?
Una "cuenta padre" es una cuenta principal que puede agrupar a otras. Una "cuenta hijo" es una subcuenta que depende jerárquicamente de una cuenta padre, creando una estructura organizada en el plan contable.
¿Cuál es la principal diferencia en el proceso de creación al establecer una "cuenta hijo" en comparación con una cuenta independiente?
Al crear una cuenta hijo, es necesario escoger la cuenta padre a la que estará asociada. Adicionalmente, el código del hijo debe ser diferente al del padre, y se recomienda que tenga más dígitos para una clara diferenciación.
Comprobantes
¿En qué módulo y sección específica del sistema se encuentra la opción para crear un comprobante?
La opción para crear un comprobante se encuentra dentro del módulo de contabilidad y tesorería. Específicamente, se debe navegar a la sección de parametrización y luego seleccionar la opción de comprobantes.
¿Cuál es el primer paso que se debe realizar una vez que se accede a la sección de "comprobantes" para iniciar el registro de uno nuevo?
Para iniciar el registro de un nuevo comprobante, el primer paso es hacer clic en la opción "nuevo". Esta acción abre la interfaz para ingresar los datos del comprobante que se desea registrar en el sistema.
¿Qué datos fundamentales se deben ingresar al crear un nuevo comprobante?
Al crear un nuevo comprobante, es indispensable ingresar su código y su nombre. Estos dos campos son la información básica requerida para su identificación dentro del sistema.
Además del código y el nombre, ¿qué otro elemento se debe marcar y configurar para el nuevo comprobante?
Además del código y el nombre, se deben marcar las casillas requeridas. Junto con esto, se debe asignar el prefijo que se desee utilizar para el comprobante.
Una vez guardado, ¿cómo puede un usuario localizar un comprobante que acaba de crear?
Un usuario puede localizar un comprobante utilizando la barra de búsqueda. Para ello, debe ingresar el nombre del comprobante que desea consultar y el sistema lo mostrará.
¿Cuál es la secuencia de pasos necesarios para modificar un comprobante existente?
Para modificar un comprobante, primero se debe seleccionar el comprobante deseado. A continuación, se hace clic en el botón "modificar", se realizan los ajustes necesarios y finalmente se guarda.
¿Qué acción final se debe realizar para que los ajustes en un comprobante modificado queden registrados en el sistema?
Para verificar una modificación, el usuario debe buscar nuevamente el comprobante en la barra de búsqueda, pero esta vez utilizando el nombre modificado. Al encontrarlo, podrá ver reflejado el cambio realizado.
Registro diario
¿En qué módulo y sección se encuentra la opción para crear un "registro diario" en TRIIBA Administrativo?
La opción de "registro diario" se encuentra dentro del módulo de Contabilidad y Tesorería. Específicamente, está ubicada en la sección de Registro de información.
¿Cuáles son los primeros campos que deben diligenciarse en la pestaña de registro diario antes de agregar un asiento contable?
Antes de agregar un asiento, se debe escoger el tipo de comprobante, la fecha de registro, la fecha de vencimiento, un prefijo y el número de comprobante correspondiente a ese prefijo.
¿Qué acción se debe realizar para abrir la ventana de detalles y comenzar a agregar un asiento contable al comprobante?
Para abrir la ventana de detalles y comenzar a agregar el asiento, se debe hacer clic en el botón "agregar asiento". Esto despliega una nueva ventana con campos específicos para el asiento.
¿Cuáles son los cinco campos que se deben completar al crear un nuevo asiento contable?
Cinco campos para completar son: la cuenta contable, el tercero, el centro de costo, el subcentro de costo y el valor del asiento. Otros campos incluyen la forma de pago, el banco de origen, la naturaleza del asiento y el detalle.
¿Cuáles son las dos opciones disponibles para la "naturaleza del asiento"?
Las dos opciones disponibles para la naturaleza del asiento son débito o crédito. Cada asiento debe ser clasificado bajo una de estas dos naturalezas.
¿Qué indica el mensaje en rojo que dice "documento descuadrado" en la parte superior del comprobante?
El mensaje "documento descuadrado" indica que las sumas de los asientos de naturaleza débito no son iguales a las sumas de los asientos de naturaleza crédito. Por lo tanto, el comprobante no está contablemente balanceado.
¿Cómo se soluciona el problema de un "documento descuadrado"?
Para solucionar un documento descuadrado, se debe agregar la contraparte del asiento inicial. Esto implica crear un nuevo asiento con el mismo valor, pero con la naturaleza opuesta (si el primero fue débito, el segundo debe ser crédito) para que el comprobante quede cuadrado.
¿El procedimiento para crear un registro diario es diferente para cada tipo de comprobante?
No, el instructivo indica que este mismo procedimiento es igual con todos los tipos de comprobantes que se desee crear en el sistema.