Nómina

Se carga la información predeterminada que proviene de la información legal vigente en el año.

Se configuran los porcentajes de recargos nocturnos, horas extras, dominicales y festivos, junto con sus cuentas contables.

Inicialmente crear cada una de las cuentas contable que necesita para la parametrización, si no conoces el proceso se debe dirigir al video instructivo de creación de cuentas contables.

Se ingresan los porcentajes de cesantías de cesantías, prima de servicios, vacaciones, intereses a las cesantías y cajas de compensación.

Seleccionar el "Tercero" correspondiente al empleado

Hacer clic en la pestaña "Centro de costos y porcentajes", donde ingresara las cuentas contables al gasto del empleado.

Se asigna el porcentaje del 100% si utiliza un solo centro de costo, si utiliza mas de 2 centros de costos debe realizar la distribución en caso de que así lo requiera

El botón "Descuentos".

Se presiona el boton "Cargar empleados".

Se debe poner los comprobantes, el número de prefijo, y las cuentas para el empleado y para el pago.

Para acceder a "Parámetros por Año", primero se debe ir al módulo de nómina, luego a la sección de configuración y finalmente seleccionar el botón "Parámetros por Año".

Al seleccionar el año a parametrizar, se carga automáticamente una información predeterminada que proviene de la configuración de parámetros por año ya existente en el sistema.

En la sección "Porcentajes de liquidación", se deben ingresar los porcentajes de salud y pensión tanto del empleado como del empleador, junto con sus respectivas cuentas contables.

En la sección "Cargos" se configuran los recargos nocturnos, horas extra diurnas, horas extra nocturnas, horas dominicales o festivas extra diurnas, dominicales o festivas extra nocturnas, dominicales o festivas, y recargo dominical.

Si no se tienen creadas las cuentas contables correspondientes, el video instructivo indica que se debe dirigir al video sobre "creación de cuentas contables" para generarlas antes de continuar.

En la sección "Niveles de riesgo" se debe ingresar el nivel de riesgo laboral, su respectiva cuenta contable y el porcentaje correspondiente.

Para agregar un nuevo "Fondo de Solidaridad Pensional", se debe hacer clic en la opción "agregar", ingresar la cuenta contable correspondiente en el campo de nombre y finalmente asignarle el porcentaje adecuado.

Al agregar una "Retención por salarios", el campo principal a completar es "nombre". En este campo se debe ingresar la cuenta contable correspondiente a dicha retención.

Después de llenar la información de una sección, se debe hacer clic en el botón "guardar" en la parte inferior. Se habilitará una ventana de confirmación y se debe dar clic en "aceptar" para finalizar.

El paso final para aplicar los cambios generales de todas las secciones es hacer clic en el botón "guardar" principal, que consolida todas las configuraciones realizadas.

Para acceder a la funcionalidad de "Cargos", primero se debe ir al Módulo de Nómina. Dentro de este, se navega a la sección de Información, luego a Configuración, y finalmente se selecciona el botón Cargos.

Los campos obligatorios son Nombre y Código.

Después de llenar los campos de nombre y código, se debe hacer clic en el botón guardar. Esta acción habilita un nuevo apartado en la ventana, que corresponde al campo "Sede".

El botón Nuevo se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla principal de "Cargos". Su función es desplegar la ventana de creación donde se ingresan los datos para registrar un nuevo cargo en el sistema.

Para guardar, el usuario debe dirigirse a la parte inferior de la ventana de creación y hacer clic en el botón guardar. Tras esto, se habilita una ventana de confirmación; al dar clic en "Aceptar", la información queda guardada.

Para modificar un cargo, primero se debe seleccionar un cargo previamente creado de la lista. Luego, se debe hacer clic en el botón modificar para habilitar los campos y poder realizar las correcciones necesarias.

Para eliminar un cargo, primero se debe seleccionar el registro deseado. Posteriormente, el usuario debe dirigirse a la parte inferior de la pantalla y hacer clic en el botón eliminar para finalizar el proceso.

La sede que se selecciona se asocia con el cargo que este creando.

Para exportar, el usuario debe hacer clic en el botón exportar ubicado en la parte inferior de la pantalla. Al hacerlo, se puede escoger el formato correspondiente para la exportación y luego se mostrará una ventana emergente para elegir la ubicación donde se guardará el archivo.

Después de guardar y aceptar la ventana de confirmación, el usuario debe dirigirse a la parte inferior de la pantalla y dar clic en el botón salir. Al hacerlo, se cerrará la ventana de edición y se podrá visualizar la información actualizada en la lista principal de cargos.

Después de configurar los parámetros iniciales, se debe proceder haciendo clic en el botón "cargar empleados". Esta acción permite visualizar a los empleados registrados que serán incluidos en la liquidación.

Si no se visualizan empleados implica que los empleados deben ser creados en el sistema antes de poder liquidar su nómina.

Inmediatamente después de guardar la liquidación, se habilitan las opciones para "generar planilla de pago" y "generar contabilización". Adicionalmente, la opción de enviar los desprendibles de pago a los empleados.

Para generar la contabilización, es indispensable seleccionar los comprobantes correspondientes y el número de prefijo. También se deben escoger las cuentas contables para el empleado y para el pago.

El proceso final consiste en hacer clic en "generamos el XML" para crear el archivo en el formato requerido. Posteriormente, se debe hacer clic en "enviar XML" para transmitir la información directamente a la DIAN.

La condición fundamental para modificar una nómina es que esta no haya sido enviada a la DIAN. Si el envío aún no se ha realizado, se puede seleccionar la nómina y usar el botón "modificar".

Si una nómina ya fue enviada a la DIAN y necesita una corrección, el proceso a realizar es hacer una "corrección de nómina". No se debe utilizar la opción de modificar en este caso.

Los comprobantes se pueden encontrar en la carpeta "desprendibles" ubicada dentro de la carpeta "Génesis Ti", la cual se encuentra en el Disco Local C del dispositivo instalado. Los archivos se guardan en formato PDF ubicados por la cedula del empleados.

El proceso se inicia en el módulo de nómina, dentro de la sección de "Registro". Específicamente, se debe seleccionar el botón "Liquidación de nómina" para comenzar.

El primer paso después de hacer clic en "Nuevo" es seleccionar el rango de fechas para la liquidación. Posteriormente, se debe escoger la sede correspondiente.

Para localizar la nómina original, se debe dar clic en el icono de la lupa para buscar el documento de referencia. Este paso es crucial para vincular la corrección con la liquidación inicial.

Al buscar el documento de referencia, el rango de fechas utilizado debe coincidir exactamente con el de la nómina inicial que se desea corregir. También debe corresponder a la misma sede.

Después de guardar la liquidación, es posible generar la planilla de pago, enviar los desprendibles a los empleados y generar la contabilización del documento.

Para generar la contabilización, es necesario poner los comprobantes correspondientes. También se debe colocar el número del prefijo para poder encontrar dicha contabilización posteriormente.

Si un usuario no tiene los comprobantes creados, debe crear los comprobantes para completar ese requisito previo.

Para la contabilización, se deben escoger las cuentas contables para el empleado y para el pago. Si no están creadas, se debe crear primeramente en el plan de cuentas.

El propósito del último paso, "enviar XML", es generar el archivo en el formato requerido para poder ser enviado a la DIAN. Esta acción formaliza el reporte de la nómina corregida.

El archivo XML generado se envía a la DIAN.