Empresa

Debe habilitar la opción "Unidades enteras" seleccionando "Si".

El nombre interno es más corto para búsquedas rápidas, mientras que el nombre comercial es el que aparece en venta, de igual forma se puede utilizar el mismo nombre en los dos campos.

Si, todos los productos y servicios deben estar incluidos en un grupo o subgrupo.

Deben existir los productos simples que lo conformaran y los grupos a los que pertenecen.

Aparece una nueva pestaña llamada "Productos compuestos".

La cuenta contable debe tener seleccionada la opción "aplica retención" en su configuración.

El programa escogerá el valor más alto, que es el IVA.

Solo se puede eliminar si no se ha realizado ningún movimiento con ese concepto.

Se debe seleccionar la "Sucursal" a la cual va vinculada con el tercero.

Se habilitará la sección de cuentas contables que se impactaran; debe hacerse con el apoyo del contador de la empresa.

Antes de crear cualquier producto o servicio, este debe estar asignado a un grupo o subgrupo previamente creado en el sistema. El video instructivo utiliza el grupo "gelatinas" como ejemplo para ubicar el nuevo producto de prueba.

Para crear un producto nuevo, primero se debe ubicar en el módulo de "productos y servicios". Luego, en la barra de acciones, se debe hacer clic en el botón "Nuevo", lo que abrirá una ventana emergente con los campos necesarios para la creación.

El estado por defecto "No disponible" se utiliza para productos que han sido sacados de circulación y ya no se comercializan. Se debe cambiar el estado a "disponible" para que el producto pueda ser utilizado en los módulos de facturación.

La opción "Unidades enteras" se habilita en "Sí" para productos que no permiten fracciones, como una gaseosa que se vende por unidad. En contraste, se configura en "No" para productos como la carne, que sí pueden venderse en fracciones, por ejemplo, un kilo y medio.

Para los productos simples, la opción "Afecta inventario" debe dejarse en "Sí" para llevar un control sobre sus existencias. Si se selecciona la opción "No", el sistema no controlará el inventario de dicho producto.

El "código de referencia" es un identificador único interno de la empresa que no debe repetirse. El "nombre interno" es una designación corta para búsquedas rápidas, mientras que el "nombre comercial" es el que aparecerá en facturas y cotizaciones para el cliente.

En la sección "Valor de venta", se ingresa el valor mínimo y máximo al que se puede vender el producto. Para el ejemplo del video, se establece el mismo valor (4000 pesos) en ambos campos.

En la pestaña de "Información adicional" es posible cargar una imagen para el producto y añadir una descripción detallada del mismo. Estas funcionalidades enriquecen la ficha del producto.

Después de cargar una imagen, aparece un recuadro sombreado que delimita la vista final. Este recuadro se puede mover, ampliar o reducir para ajustar el encuadre y, una vez satisfecho con el resultado, se debe dar clic en la herramienta "Recortar" para aplicar los cambios.

Para modificar un producto, se debe hacer clic sobre él en el listado y luego presionar el botón "Modificar" en la barra de acciones. Esto abre una ventana con los datos del producto donde se pueden actualizar los campos necesarios, y finalmente se guardan los cambios haciendo clic en "Guardar".

Primero, se deben crear los grupos de productos simples (ej. "adicionales", "materias primas") que se usarán. Segundo, los productos simples individuales (ej. carnes, quesos, papas) que conformarán el producto compuesto deben existir previamente en el módulo de Productos y Servicios.

Al seleccionar el tipo "producto compuesto", se desactivan automáticamente las opciones de "unidades enteras" y "afecta inventario". Esto ocurre porque el inventario es gestionado a nivel de sus componentes simples y no del producto empaquetado como una sola unidad.

Una vez creado el producto compuesto, se debe dirigir a la nueva pestaña llamada "productos compuestos". En esta sección se añaden y configuran todos sus componentes.

Dentro de la pestaña "productos compuestos", se hace clic en "nuevo". En la ventana emergente, se selecciona el grupo (ej. materias primas exentas), luego el producto específico (ej. Pan Burger), se define la cantidad, y se configuran las demás opciones como "incluido", "retirable" o "opcional".

La opción "incluido" se marca si el componente pertenece a la receta base del producto. La opción "opcional" se utiliza para productos que el cliente puede añadir al pedido como un extra, como tocineta o una salsa especial.

Marcar un producto como "retirable" permite que dicho componente pueda ser eliminado de un pedido a solicitud del cliente.

La sección "cambiar productos" permite ofrecer sustituciones para un componente base. Se ejemplifica con la posibilidad de cambiar el pan de hamburguesa por alternativas como patacón, tortillas o arepa, con o sin un costo adicional.

Tras agregar todos los componentes en la pestaña "productos compuestos", se debe hacer clic en el botón "guardar" principal de esa ventana, aceptar la alerta de confirmación y salir. Finalmente, en la ventana de modificación del producto, se debe hacer clic nuevamente en "guardar" y luego en "salir" para que la lista de productos se actualice con todos los cambios.

El proceso se inicia en el Módulo de Empresa. Dentro de este módulo, se debe seleccionar el botón Productos Grupos y subgrupos, que se encuentra en la sección de inventarios y facturación.

Al activar la casilla "afectar la contabilidad", se habilita una nueva sección llamada "cuentas". Esta sección permite especificar las cuentas contables que se impactarán con los movimientos de los productos de ese grupo.

Para establecer una relación jerárquica se utiliza el campo "Grupo padre". Al crear un subgrupo, se selecciona en este campo el grupo principal al que pertenecerá.

El listado de cuentas debe estar configurado previamente en el Módulo de Contabilidad, específicamente dentro de la sección "Parametrización" en la opción "Plan único de cuentas".

Se recomienda realizar la configuración con el apoyo del contador de la empresa. Esto se debe a que la asignación de cuentas contables a las operaciones de compra, venta y costeo es una tarea especializada que impacta directamente la contabilidad oficial.

Se puede configurar la disponibilidad de los productos del grupo para que aparezcan en el punto de venta de meseros, en el call center o en la aplicación móvil.

Los documentos y procesos contables que se ven impactados incluyen las compras, ventas, devoluciones y los procesos de costeo asociados a los productos de dicho grupo.

Un tercero es cualquier persona, ya sea natural o jurídica, con la cual una empresa mantiene una relación comercial. Esto incluye a entidades como clientes, proveedores y empleados.

El primer paso es dirigirse al campo "tercero cliente/proveedor" dentro de la interfaz de ventas. Una vez allí, se debe ubicar y hacer clic en el ícono de "más" (+) para que se abra la ventana emergente de creación.

Cuando se selecciona el tipo de persona "natural", el formulario habilito específicamente los campos para ingresar los nombres y apellidos del individuo. Esta información es fundamental para identificar a la persona que se está registrando.

Si se selecciona la opción de "persona jurídica" en lugar de "persona natural", el sistema solicita la "razón social" de la empresa. Este campo reemplaza a los de nombres y apellidos, ya que identifica legalmente a la organización.

Además de la dirección y los números de teléfono y celular, se especifica que el correo electrónico del tercero es un dato que "no debería faltar". Esto sugiere su alta importancia para la comunicación y el registro.

La información para el campo de "actividad económica" se debe obtener directamente del RUT (Registro Único Tributario) del tercero que se está creando. El video indica que se debe poner la actividad económica que tiene el tercero registrado en dicho documento.

La pestaña de "información adicional" permite clasificar al tercero según los tipos preconfigurados en el sistema. Por ejemplo, se utiliza para especificar que el nuevo tercero es un cliente, empleado… entre otros.

El requisito indispensable es haber creado previamente al tercero en el sistema..

Para acceder a la configuración, se debe navegar al "Módulo Empresa", luego a la sección de "Información General" y finalmente seleccionar el botón "Tercero". Desde allí, se utiliza el buscador para localizar al tercero específico.

Los tres campos que se deben llenar son: "Tipo", donde se asigna "retención al vender"; "Retención y reteica", donde se escoge la retención específica (ej. "arrendamiento de bienes y raíces"); y "Cuenta", donde se asocia una cuenta contable.

Se recomienda, que tenga una cuenta contable creada. Además, es crucial que la cuenta contable seleccionada tenga habilitada la opción "aplica retención" o "aplica reteica".

Se debe hacer clic en "Guardar" dos veces. La primera vez es para guardar la información dentro de la ventana emergente, y la segunda vez es para guardar todo el procedimiento en el perfil del tercero, confirmando así todos los cambios realizados.

Al configurar una "reteica al vender", se debe seleccionar el campo "Sucursal". Este campo se utiliza para vincular la reteica a una sucursal específica asociada al tercero.

Para acceder, primero se debe ir al "módulo de empresa". Luego, se ingresa a la sección de "inventario facturación" y finalmente se selecciona el botón "conceptos de inventario".

En el campo "Naturaleza", se debe escoger si el concepto es de tipo crédito, representado con la letra C, o de tipo débito, representado por la letra D. Esta definición es fundamental para clasificar la operación contable.

Si se marcan ambas casillas, el programa escogerá automáticamente el valor más alto entre los dos impuestos, que corresponde al IVA. Por lo tanto, se recomienda escoger solo uno de los dos impuestos.

Al seleccionar un impuesto, se habilita una casilla frente a la sección de precios. En esta casilla se debe especificar si el precio "incluye impuesto" o es "antes de impuestos".

La sección "Formato de impresión" se utiliza para escoger cómo se visualizará la impresión del comprobante asociado a este concepto de inventario. Permite personalizar la apariencia del documento final.

Para modificar un concepto, primero se debe seleccionar el concepto deseado en la lista. Luego, se hace clic en el botón "modificar", se realizan los ajustes necesarios en la ventana que aparece y se finaliza el proceso presionando "guardar". Nota: Cuando se requiera realizar una modificación en la cuenta de registro, será necesario recontabilizar los documentos asociados a dicho concepto, con el fin que la contabilidad refleje correctamente los cambios internos realizados.

La condición para eliminar un concepto de inventario es que no se haya realizado ningún movimiento previo con dicho concepto. Si ya ha sido utilizado en alguna transacción, el sistema no permitirá su eliminación.

Se selecciona el proceso correspondiente en el cual se va a elaborar el documento. Por ejemplo: si se desea realizar una cotización, el proceso a seleccionar dentro del proceso de inventario será cotizaciones.

Para acceder, primero se debe ir al módulo de empresa. Dentro de este, se debe navegar a la sección de inventario y facturación y, finalmente, seleccionar el botón "Resoluciones de documentos".

Para comenzar la creación, es necesario hacer clic en la opción "nuevo". Esta opción está ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

No es posible realizar modificaciones a una resolución una vez esta haya sido asociada, dado que esta información es obtenida directamente del documento exportado por la DIAN.